Tietosuojaseloste – Kommunikaatio ILO Oy
Vilo-vuorovaikutuspassi on suomalaisen Kommunikaatio ILO Oy:n kehittämä nettiselaimen kautta käytettävä sovellus, joka on tarkoitettu henkilöille, jotka tarvitsevat tukea kommunikointiin ja vuorovaikutukseen. Vilo-vuorovaikutuspassin avulla sen käyttäjä voi jakaa haluamiaan tietoja omista mielenkiinnon kohteistaan ja tuen tarpeistaan itse määrittelemilleen henkilöille ja näin varmistaa, että tieto yksilöllisistä tarpeista ja toiveista tavoittaa hänen kanssaan toimivat ihmiset.
Kommunikaatio ILO Oy käsittelee Vilo-vuorovaikutuspassin käyttäjien henkilötietoja osapuolten välisen sopimuksen perusteella palvelun tuottamiseksi ja asiakassuhteen hoitamiseksi. Tässä Vilo-vuorovaikutuspassia koskevassa tietosuojaselosteessa kerromme, mitä tietoja keräämme ja miten niitä käytämme sekä mahdollisuuksistasi vaikuttaa sinua koskevien henkilötietojen käyttöön.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot tietosuojaan liittyvissä asioissa
Kommunikaatio ILO Oy
Y-tunnus 2772574-9
Osoite: Havutie 2, 67700 Kokkola
puh. 040 542 0583
sähköposti henna@kommunikaatioilo.fi
Käsiteltävät henkilötiedot
Vilo-vuorovaikutuspassin henkilötietorekisteri sisältää tietoja sovelluksen käyttäjästä ja sen tilaajasta sekä henkilöistä, jotka käyttäjä on valtuuttanut muokkaamaan sovelluksessa hänen tietojaan. Rekisteriin kerätään vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisteriin ei kerätä arkaluonteisia tietoja.
Rekisteriin kerätyt tiedot koostuvat henkilön itsensä tai hänen puolestaan toimivan henkilön ilmoittamista tiedoista, kuten käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite, mahdollisen muokkaajan nimi ja sähköpostiosoite sekä sovelluksen välityksellä jaettavat tiedot, kuvaukset, kuvat ja videot käyttäjän arkeen, tuen tarpeeseen ja mielenkiinnon kohteisiin liittyvistä asioista. Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa tieto suostumuksesta tai kiellosta koskien suoramarkkinointia.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaan Vilo-vuorovaikutuspassin käyttö ja sopimuksen mukaisen palvelun toimittaminen sekä asiakassuhteen hoitaminen ja yhteydenpito.
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on asiakassuhde ja sopimus Vilo-vuorovaikutuspassin käytöstä. Käsittely voi perustua osittain myös rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun asiakassuhteen hoitamiseksi ja markkinoinnin kohdentamiseksi.
Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät Kommunikaatio ILO Oy:n työntekijät, joiden tehtävät liittyvät markkinointiin, myyntiin, asiakaspalveluun tai hallintoon. Henkilökuntamme on koulutettu turvalliseen tietojen käsittelyyn ja kukin henkilöstöryhmä käsittelee tietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Käytämme henkilötietojen käsittelyyn myös luotettuja palveluntarjoajia, joille henkilötietoja voidaan siirtää. Tällaisia palveluntarjoajia ovat käyttämiemme tietojärjestelmien ja pilvipalveluiden toimittajat sekä tietojenkäsittelyä ja muita tietotekniikanpalveluja toimittavat palveluntarjoajat. Emme salli palveluntarjoajien käyttävän henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin palvelun toimittamiseen. Kaikkien käyttämiemme palveluntarjoajien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.
Henkilötietojen luovuttaminen
Emme myy henkilötietojasi ja luovutamme tietojasi vain siten, kuin tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu. Tietojen luovuttamisessa noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Mikäli päätämme strategisista tai muista liiketoiminnallisista syistä myydä tai siirtää liiketoimintamme kokonaan tai osittain, voimme osana tällaista myyntiä tai siirtoa välittää keräämiämme ja säilyttämiämme tietoja, mukaan lukien henkilötietojasi sisältäviä asiakastietoja, kenelle tahansa, joka on osallinen liiketoiminnan myynnissä tai siirrossa.
Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietojasi, mikäli katsomme sen olevan tarpeen sovellettavan lain, säädöksen tai viranomaisen pyynnön johdosta.
Henkilötietojen käsittely sijaintialueet
Henkilötietojen käsittely tapahtuu EU:n alueella eikä niitä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen suojaus
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.
Henkilötietojen käsittelyaika
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sopimuksen voimassaolon ajan ja säilyttää niitä vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta. Sopimuksen päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tiedot, ellei tietojen säilyttäminen ole lain edellyttämää tai lain nojalla sallittua esimerkiksi kirjanpitoa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi ja niiden toteuttamisen osoittamiseksi.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus turvautua kaikkiin tietosuojalainsäädännössä turvattuihin jäljempänä kuvattuihin oikeuksiinsa, kuten oikeuteen tarkastaa itseään koskevat tiedot, oikeuteen vaatia virheellisen tiedon oikaisua, tietojen poistoa, täydennystä tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeuteen vastustaa käsittelyä. Tietojen tarkistuspyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisteristä vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö tulee esittää omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. Tarkistuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse. Jos rekisteröity on antanut luvan markkinointiviestintään, voi hän myöhemmin kieltäytyä viestinnästä viesteihin sisällytettyjen ohjeiden mukaisesti.
Vilo-vuorovaikutuspassin käyttäjä voi sovelluksen toiminnallisuuksia hyödyntäen hallinnoida itsestään tallennettuja tietoja sekä säädellä niiden näkyvyyttä kolmansille osapuolille.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos
a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
b. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
c. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos
a. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
b. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
c. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asiansa valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä. Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto.
Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.
Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.
